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SIRH, le capital humain digitalisé

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Finie l’époque du papier, les entreprises passent à l’ère digitale. Désormais, les salariés ont la possibilité de consulter le portail RH, de poser leurs jours de congé et d’échanger sur le réseau social interne avec des collègues des 4 coins du globe depuis leur bureau ou à distance avec leur smartphone. Depuis une dizaine d’années, les systèmes d’information de ressources humaines (SIRH) se développent au sein des entreprises françaises. “La création des SIRH est liée à la révolution numérique et à la professionnalisation du métier des ressources humaines. Le paysage s’est transformé et les outils mis en place sont plus faciles d’accès. Informatiser ses ressources humaines permet d’anticiper les évolutions, de fiabiliser les données et d’asseoir la crédibilité de la fonction RH”, note Gérard Pietrement, fondateur du cercle SIRH.

Grâce aux outils numériques, l’ensemble des processus RH, comme la gestion des recrutements, des formations ou encore des carrières, est automatisé et non plus géré par fichiers papier. Corollaire, les dossiers des collaborateurs, les contrats de travail et les divers documents RH sont dématérialisés. “Excel ne permettait plus de gérer correctement la vie de notre entreprise. Nous ne disposions d’aucune traçabilité ni de visibilité de l’information en temps réel. Si un candidat postulait 20 fois, nous ne pouvions pas le savoir. Et lors des changements de managers, il n’y avait pas de possibilité pour transférer les dossiers des collaborateurs, ni de reprendre l’historique des entretiens d’évaluation”, raconte Isabelle Lerin-Basset, directrice du développement de l’organisation et la mobilité chez Keolis, opérateur de transports publics qui emploie 54 000 salariés et lauréat du prix du projet numérique-SIRH décerné par l’ANDRH (Association nationale des directeurs des RH).

Le Saas à la rescousse

D’après le baromètre RH 2014 de Bodet Software, près d’un tiers des entreprises consultées est équipé d’un SIRH. Cependant, le taux d’équipement est fortement corrélé à la taille de l’entreprise. Ainsi, 65 % des entreprises de plus de 250 salariés sont équipées, contre 23 % pour les moins de 250. “Le baromètre RH montre que dans les PME, le taux d’équipement reste faible. Elles n’ont pas les services RH d’une multinationale, ni ses moyens financiers. Les logiciels RH ne sont pas assez simples pour un usage quotidien et les coûts sont prohibitifs. Au-delà de l’achat de la licence du programme, il faut ajouter les coûts de paramétrage et de maintenance. Sans oublier que le temps passé sur le logiciel doit être le plus court possible. Nous proposons donc des progiciels prenant en compte ces contraintes pour optimiser le retour sur investissement”, analyse Vincent Noyet, responsable marketing de Bodet Software. Depuis 10 ans, Bodet Software propose la suite du logiciel Kelio dotée de différentes fonctionnalités (gestion des temps, planification, emploi et compétences, évaluation, formation et des notes de frais) adaptées aux besoins des entreprises.

“65 % des entreprises de plus de 250 salariés sont équipées, contre 23 % pour les moins de 250”

Outre l’achat de la licence d’utilisation du logiciel, un autre modèle d’acquisition est plébiscité : le SaaS (Software as a Service, soit logiciel en tant que service). Dans le cadre de ce marché locatif, les solutions couvrant les fonctions SIRH sont hébergées chez l’éditeur et accessibles via Internet. Les données, elles, sont stockées sur le cloud. L’entreprise, qui paie un abonnement pour utiliser ce service en ligne, externalise ainsi la maintenance informatique du logiciel. Selon l’étude 2014 de Markess sur les pratiques de la fonction RH, 56 % des décideurs interrogés indiquent que leur organisation a recours au mode SaaS/cloud pour la gestion de leurs processus RH.

“Le SaaS se développe car les entreprises se recentrent sur leur cœur de métier en externalisant les fonctions supports, répondant ainsi aux exigences des directions financières qui ne peuvent plus dégager de budget d’investissement pour ces dernières. Elles sont désormais dans une démarche de consommation où elles paient à l’usage, commente Véronique Montamat, directeur Marketing et Communication de l’offre RH de Sopra. Des applications standards sont proposées à différents clients, mais personnalisables selon leurs spécificités.” Ce prestataire, qui gère près de 12 millions d’utilisateurs, propose deux solutions Pléiades et HR Access qui couvrent l’ensemble des processus RH des entreprises.

Le choc de la simplification

Soumises aux évolutions fréquentes du Code du travail, les entreprises doivent se doter d’un SIRH performant, c’est-à-dire à jour des obligations légales et réglementaires – réforme sur les temps de travail, la pénibilité ou la déclaration sociale nominative (DSN). Cegid a lancé un dispositif pour accompagner les entreprises dans l’application de la DSN, qui vise à simplifier les déclarations administratives adressées par les employeurs aux organismes de protection sociale et à fluidifier l’échange de données à l’horizon 2016. “La DSN nécessite une refonte de toutes les méthodes liées à la paie et l’enregistrement de toutes les données sur les salariés de l’entreprise, explique Pascale Boyaval, directrice marketing activité RH chez Cegid, qui propose l’offre complète Yourcegid Ressources humaines utilisée par 18 000 entreprises. Nos solutions facilitent le calcul des déclarations à verser aux organismes de protection sociale et éditent chaque mois les bulletins de paie.”

Moins accaparés par les tâches administratives chronophages, les services RH peuvent se concentrer sur des fonctions plus stratégiques, comme la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. “Les entreprises doivent détecter les talents de demain et accompagner l’évolution des métiers. Grâce à nos outils d’aide à la décision, elles peuvent anticiper ces changements et mettre en place des plans de formation”, assure de son côté Alexandre Pachulski, directeur général produits de Talentsoft.

Gestion des talents, nouveau cœur du métier

Poussés par des exigences de performance, les SIRH se dotent progressivement d’outils couvrant l’ensemble des missions liées au pilotage du capital humain. “Il y a 10 ans, la gestion administrative de la paie et des temps de travail était la base du métier de DRH. Aujourd’hui, ils sont responsables de l’engagement des salariés, et les fonctions comme le recrutement, l’intégration des collaborateurs et le développement des compétences, sont au cœur de leur activité. Toutes les entreprises luttent pour attirer les meilleurs talents et les fidéliser en leur offrant un parcours professionnel au sein de l’entreprise”, explique Vincent Belliveau, directeur général Emea de Cornerstone on Demand. Forte de ce constat, cette société s’est spécialisée dans la gestion intégrée de la formation et des talents. Grâce à sa plate-forme reliée aux réseaux sociaux professionnels, les candidats postulent directement depuis leurs pages Linkedin ou Viadeo, et les collaborateurs recommandent les profils pertinents pour un poste donné.

Pour accélérer les procédures, les entretiens peuvent se mener par vidéoconférence. D’autre part, les salariés peuvent accéder, par une recherche prédictive sur le portail RH, à un catalogue de formations correspondant à leur fiche métier, et participer aux communautés d’apprenants en ligne.

Lagardère Unlimited, filiale dédiée au sport et à l’événementiel du groupe de médias, a choisi la solution Cornerstone pour renforcer la cohérence de sa stratégie ressources humaines au-delà des frontières. Présente en Europe, Amérique du Nord, Amérique du Sud et Asie, la société devait composer avec 16 systèmes de paie et des méthodologies différentes pour accompagner ses 1 300 employés. “Avec une mobilité très importante en interne, nous avons réalisé un mapping des compétences présentes dans nos différentes filiales. Notre portail Bond nous permet de partager les données RH sur le CV, les préférences de mobilité, les langues parlées, les évaluations de compétences à travers le monde. Selon la culture du pays, l’interface sera toutefois visualisée différemment”, détaille Roberta Martire, HR Development Manager de Lagardère Unlimited.

Harmoniser une politique ressources humaines à l’échelle internationale, c’est également ce que propose SAP. “Nos solutions permettent de gérer la mobilité des salariés sur l’ensemble des continents. Les logiciels doivent s’adapter aux spécificités du Code du travail et aux réglementations de chaque pays, notamment pour la collecte des informations personnelles, comme la religion et la sécurisation des données”, précise Albert Ifrah, directeur des ventes pour l’Europe des logiciels SAP. Cet éditeur de logiciels SIRH compte 15 000 clients répartis dans 100 pays.

Plateformes collaboratives et salariés acteurs

Après une première génération de sites intranets centrés sur la communication RH, les outils sont aujourd’hui davantage collaboratifs, conviviaux et mobiles. Le portail RH offert par la solution SAP se présente comme une page Facebook sur laquelle apparaît le profil du salarié, accompagné d’un réseau social intégré et de différentes applications personnalisables en fonction du rôle de chacun dans l’entreprise. Les managers peuvent visualiser le planning de leurs équipes et les dossiers des collaborateurs, ou encore valider directement leurs demandes. De leur côté, les salariés ont l’opportunité de poser leurs jours de congé et d’absence, de consulter le catalogue des formations et l’annuaire de l’entreprise, de vérifier la variable de ses salaires et la revue de ses performances.

“Depuis les années 2000, les SIRH sont utilisés par les collaborateurs et les managers, et ne sont plus cantonnées aux professionnels des ressources humaines”

L’usage du numérique en interne offre ainsi un rôle plus important aux employés dans la vie de leur société, avec des gains de productivité à la clé. Face à des services RH débordés, certaines missions sont déléguées et les différentes requêtes plus rapidement traitées. “Depuis les années 2000, les SIRH sont utilisés par les collaborateurs et les managers, et ne sont plus cantonnées aux professionnels des ressources humaines. Ils sont ouverts à tous avec la création des réseaux sociaux d’entreprise. Avant, l’usage se faisait exclusivement sur ordinateur, maintenant les employés peuvent y accéder depuis leur tablette ou leur smartphone”, se félicite le Cercle SIRH.

Attention cependant à ne pas franchir la frontière poreuse entre vie professionnelle et vie privée. Certaines informations personnelles – telles que la religion, la nationalité ou l’orientation sexuelle – ne doivent bien évidemment pas figurer dans les SIRH. De plus, informer les représentants du personnel et la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) est obligatoire. “Les entreprises doivent veiller à ne pas mettre l’ensemble des informations sociales et personnelles de leurs salariés sur le Web, prévient Jean-François Beuze, expert en sécurité informatique et président de la société Sifaris. Il faut bien vérifier le lieu de stockage des données et les normes de qualité du prestataire.” Collaborer avec les équipes informatiques est essentiel à la bonne marche du projet.

par Adeline Farge - Le Nouvel économiste.fr - décembre 2014